GDE
Sistema de Gestión Documental Electrónica
GDE posibilita la gestión de expedientes y documentos oficiales en formato digital.
El sistema GDE busca suprimir los expedientes en soporte papel para reemplazarlos por documentos electrónicos.
Acceso al sistema
Contenido de la página
Solicitud de usuario GDE
Las solicitudes de usuario son realizadas por el responsable del área. El pedido se realiza a través de GDE, mediante el siguiente trámite: Trámite de solicitud de usuario. Nota: los usuarios intervinientes se encuentran al final del archivo PDF.
Importante: para tener usuario en GDE es condición necesaria tener cuenta de correo institucional.
Luego de que su usuario sea solicitado, recibirá un correo electrónico en su dirección de correo oficial. Debe proceder con la activación del usuario, cambiando la contraseña, y actualizando su información personal. En el siguiente video se detallan estos pasos: Ingreso por primera vez al sistema
Módulos e instructivos
Escritorio Único – Módulo EU
EU es una interfaz diseñada para facilitar el control y seguimiento de las tareas que cada persona (usuario GDE) posee y también, en el caso de tener personal a cargo, la de sus supervisados.
El módulo Escritorio Único, además, centraliza el acceso a los módulos GDE dinamizando así su operatoria.
Instructivos EU
Manual completo módulo EU: Descargar manual módulo EU
Configuración de módulos: Seleccionar los sistemas/módulos que desea visualizar en los diferentes paneles.
Acceso a Escritorio Único: Mis tareas, Mis supervisados e ingreso a los distintos módulos.
Comunicaciones Oficiales – Módulo CCOO
El módulo CCOO permite la creación, numeración, firma y envío de documentos oficiales entre usuarios, como por ejemplo notas o memos.
Los documentos generados en este módulo son documentos de comunicación y no implican necesariamente el inicio de un expediente.
Una vez firmados, se numeran de manera oficial con fecha y hora de emisión controlada.
Instructivos CCOO
Manual completo: Descargar manual módulo CCOO.
Introducción al módulo de Comunicaciones Oficiales: Tareas pendientes, Búsqueda de comunicaciones (Consulta CO).
Bandeja de Comunicaciones Oficiales: Ver detalles y código de colores.
Generación de una Comunicación Oficial: Composición del número asignado al documento.
Generador Electrónico de Documentos Oficiales – Módulo GEDO
El módulo GEDO está diseñado para generar, registrar y archivar todos los documentos inherentes a la gestión administrativa, necesarios para vincularlos a una actuación.
Todos los documentos creados y firmados digitalmente a través del módulo GEDO tienen la misma validez jurídica y probatoria que aquellos documentos firmados ológrafamente.
Pasos del proceso de generación de documentos
En cada tarea, un mismo usuario puede recorrer el proceso completo o bien, en dicho proceso puede participar un grupo de distintos usuarios
Inicio del proceso: El proceso de trabajo comienza con el inicio de un documento. El usuario puede
- enviar a producir el documento por otro agente
- o confeccionarlo él mismo.
Edición de referencia y contenido: Una vez iniciado el documento, se procede a la edición de la referencia y del contenido del documento.
Revisión: Al documento se lo puede enviar a revisar. En la revisión, el usuario puede modificar la referencia y el contenido del documento, y puede enviarlo a revisar por otro usuario, enviarlo a firmar o firmarlo él mismo.
Firma del documento: Finalmente, el documento debe ser firmado, ya sea por el usuario que lo produjo o por otro agente a quien fuere remitido para tal fin.
Una vez firmado, el sistema convierte el documento en oficial, otorgándole numeración y sello del usuario firmante.
Instructivos GEDO
Manual completo: Descargar manual módulo GEDO.
Búsqueda de tareas por usuario – Firma conjunta
Este instructivo es útil para saber en qué instancia está la firma conjunta de un GEDO. Podremos saber si está rechazado, o si está pendiente de ser firmado, y por quién.
Descargar Búsqueda de tarea por usuario
Introducción a GEDO: Introducción y búsqueda de documentos (Consulta).
Generación de documentos.
Búsqueda de tareas.
Expediente Electrónico – Módulo EE
EE permite generar expedientes digitales, vincular documentación a los mismos, derivarlos entre reparticiones o usuarios, consultarlos y archivarlos.
La documentación que se vinculará dentro del expediente electrónico podrá ser iniciada tanto en GEDO, CCOO, como así también dentro del mismo expediente sobre el que se está trabajando, generando esto la vinculación automática al mismo.
Crear (o caratular) un expediente puede ser realizado:
- Por otro usuario, creando nuevas solicitudes: Crear Nueva Solicitud
- Por nosotros mismos: Caratular Interno. El usuario debe tener los permisos correspondientes
- Cuando un ciudadano o proveedor (persona ajena a la administración) se presenta para iniciar un trámite: Caratular Externo
Instructivos EE
Manual completo: Descargar manual módulo EE.
Creación de expedientes: Cómo caratular un expediente electrónico (EE).
Vincular documentos a un expediente (EE).
Realizar un pase de expediente (EE).
Fusionar dos Expedientes (EE).
Cómo realizar la Tramitación Conjunta de un lote de expedientes (EE).
Tengo un expediente bloqueado sin poder realizar un pase: ¿Cómo lo desbloqueo? (EE).
Cómo Subsanar Errores en un expediente (EE).